Selon l’étude Logitech/YouGov, 1/3 des managers estiment qu’une réunion productive doit réunir des outils technologiques tels que des écrans tactiles, assistants en ligne et logiciels de visioconférence.
Les habitudes et contraintes dans l’espace de travail subissent une profonde mutation due à la digitalisation des entreprises et entraînent de nouveaux usages à intégrer dans la structure même de l’organisation. Logitech Video Collaboration, le spécialiste de la vidéo collaboration, et YouGov ont réalisé un état des lieux des pratiques en réunion des managers français afin d’avoir un aperçu des tendances de demain en matière de collaboration à travers l’utilisation d’outils technologiques et vidéos performants.
Règle des “2 pizzas” et huddle rooms : vers des réunions plus productives ?
Afin de gagner en productivité, flexibilité et collaboration, Jeff Bezos, le PDG d’Amazon, a établi une règle simple : « ne jamais faire de réunion où deux pizzas ne peuvent pas nourrir chaque personne qui y assiste ».
Réduire le nombre de collaborateurs présents lors d’une réunion permettrait selon lui donc de gagner en efficacité et proactivité mais également en créativité.
A l’image de Jeff Bezos, de nombreux employeurs ont créé de nouveaux espaces pour se concentrer ou travailler à plusieurs pour répondre à la tendance des espaces de travail ouverts. Ces « huddle room » sont de petites salles de réunion pensées pour trois à six personnes afin d’encourager la collaboration et la créativité entre les collaborateurs, qu’il convient d’équiper de manière adéquate afin de se voir et s’entendre de manière optimale.
Si de nouveaux concepts apparaissent, comment les managers français perçoivent-ils leurs réunions ? S’adaptent-ils aux évolutions de la collaboration ?
Paradoxe français : réunions 2.0 et conservatisme
Si les lieux et technologies évoluent avec les nouveaux usages des entreprises, les managers français continuent de faire confiance aux anciennes pratiques : des réunions avec de nombreux participants et des supports technologiques traditionnels.
- Les salles de réunion moyennes pouvant accueillir entre 6 et 10 personnes sont les salles les plus utilisées par les managers en France (39%).
- Appuyant la tendance des salles de réunion adaptés à un nombre restreint de participants, 26% des managers utilisent des petites salles de réunion (moins de 6 personnes) ou "huddle rooms”.
- les grandes salles de réunions pouvant accueillir plus de 10 personnes et moins de 20 personnes n’en sont pas pour autant oubliées et restent utilisées par 38% des managers français interrogés
- 73% des managers participent à des réunions accueillant entre 5 et 20 participants. Malgré tout, la tenue de réunions dans des espaces partagés (open-space, bureaux partagés, lieux de vie, etc.) reste plébiscitée par bon nombre de managers.
Concernant les outils mis à leur disposition pendant les réunions par leurs entreprises, 24% des sondés, qui trouvent que leurs réunions sont productives, utilisent les logiciels de visioconférence. Toutefois les outils les plus plébiscités en réunion par l’ensemble des managers interrogés sont :
- les ordinateurs portables (61%),
- le vidéoprojecteur (51%)
- et … l’éternel papier/stylo (52%)
La technologie : une assistante personnelle puissante pour améliorer la collaboration
28% des managers français interrogés réclament autant voir plus de technologie et logiciel à leur disposition.
Afin d’améliorer leurs réunions à l’aide d’outils de collaboration
- 55% des répondants pensent que faire appel à un assistant personnel d'intelligence artificielle pour les aider à organiser leurs tâches, tels que l'envoi des mails d'invitation, trouver des créneaux de réunions, prendre des notes, etc. faciliteraient leur vie professionnelle.
- 33% souhaiteraient un écran tactile pour rendre leurs animations plus dynamiques.
- 30% des répondants souhaiteraient avoir accès à un logiciel de vidéoconférence aux qualités de son et d'image avancées,
- 27% souhaiteraient un assistant en ligne pour prendre des notes de façon automatisée,
Si la technologie n’a pas encore pris le pas sur les habitudes conservatrices des managers français telles que l’utilisation du papier/stylo en réunion, les outils de collaboration revêtent de de plus en plus d’importance pour répondre aux nouveaux usages professionnels. Les outils technologiques conçus pour les réunions en entreprises sont de véritables leviers permettant de gagner en productivité, efficacité et créativité.
Retards : tordre le cou aux idées reçues
Le quart d’heure de politesse ou le retard de 15 minutes avant un rendez-vous, considéré comme typiquement français, est loin d’être la norme !
- 50% des interrogés participent à des réunions qui durent plus d’une heure, seuls 9% d’entre eux participent à des réunions qui commencent avec 15 minutes ou plus de retard. Toutefois plus les interrogés passent de temps en réunions, plus le risque de commencer leur réunion avec du retard s’accentue. Les managers passant plus de 5h en réunion par semaine, 1 réunion sur 2 (49%) commence en retard.
- Enfin, les réunions sont des rendez-vous à rallonge car en effet, 66% des réunions des managers interrogés terminent en retard.
- Les managers français ne sont pas égaux face au temps passé en réunion. 24% des managers des entreprises de plus de 500 salariés passent entre 10h à 20h/semaine en réunion contre 53% des managers des petites entreprises avec moins de 2h/semaine.
Malgré les retards, la multiplicité de réunions par jour ou par semaine et le nombre élevé de participants, les managers interrogés continuent de penser que leurs réunions sont productives.
- 40% d’entre eux estiment que le temps passé en réunion est excessif contre 7% qui pensent que le temps est adapté voir insuffisant.
- Et malgré ce constat, 65% des interrogés pensent que les réunions sont productives contre 35% qui pensent qu’elles ne le sont pas.
- Un bémol à apporter 56% managers ne faisant qu’une ou plusieurs réunions par mois sont ceux qui trouvent que les réunions ne sont pas productives.
Les 3 principales attentes des managers français au bon déroulement d’une réunion
- La ponctualité (53%)
- Un agenda de la réunion défini à l’avance (45%) et structuré (50%)
- Une date définie à l’avance (49%)
Méthodologie
Cette étude en ligne a été réalisée par YouGov et menée auprès d'un échantillon représentatif de 300 adultes identifiés comme étant des managers, directeurs, cadres ou fondateurs, et travaillant dans des entreprises de 10 employés ou plus sur la période du 5 au 11 avril 2018 en France.
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